Recrutement – Hôtesse d’accueil ADV Back Office

Lieu :

Lesquin CRT (site 20 à 30 personnes)

Résumé :

En charge de la gestion administrative et du relationnel client et commerce pour les commandes des codes experts H (Réseau régional), J (réseau national), S (non affecté), P (PME/PMI/ Particuliers directs).

Administration des ventes :

· Reçoit, vérifie et enregistre les commandes clients

· Effectue la clôture des dossiers en vérifiant qu’ils soient complets et le cas échéant, veille à ce que les manquements soient repris.

· Effectue la facturation client quotidiennement.

Back Office :

· Communique l’état d’avancement des travaux aux clients et aux commerciaux concernés

· Mets à jour les informations de commandes dans l’ERP

· Est le relais des commerciaux  auprès des clients et auprès de l’atelier (remplissage des fichiers de suivi spécifique client, accueil.)

· Veille au bon déroulé des SAV et archive les informations selon le process de NC.

· Participe aux réunions commerce liés au site pour en rédiger les comptes rendus

Hôtesse d’accueil :

● Accueille les visiteurs, clients, fournisseurs, logisticiens, transporteurs et toute autre personne se présentant à l’accueil pour les orienter dans les différents services.

● Veille à ne jamais laisser l’accueil sans personnel pendant les heures d’ouverture, ferme les accès aux heures de fermeture

● Réceptionne et identifie les appels, analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent

● Met en relation et effectue le suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent …)

● Traite les demandes de renseignement téléphonique

● Affranchit et veille au bon départ du courrier

● Suit le tableau d’emprunt des véhicules de société et remplit avec l’emprunteur le dossier d’emprunt, s’assure que la caution a bien été traitée par la direction administrative

● Gère le tableau des véhicules (Entrées, sorties, non attribués)

Général :

· S’assure de la conformité de son travail

· Procède à l’enregistrement de ses activités

· Assure l’ordre et le rangement de son bureau et des commandes

· S’assure que tous les moyens nécessaires pour la qualité et la productivité sont à sa disposition

· Signale toute anomalie à son responsable hiérarchique qui pourrait nuire à la qualité de son travail

· Est garant de la bonne tenue des outils de suivi mis à sa disposition (tableau de relances, tableaux de suivi des délais, taux de transformation…)

Télétravail :

Ce poste n’est pas télétravaillable en dehors d’un contexte sanitaire critique. Le taux de télétravail dépend de la criticité de la crise et peut aller de 0 à 100% sur décision de la direction.